Ajustes y pantallas

Lo que se toca una vez y afecta a todos: cómo se ve Bulx, cómo salen y se numeran los presupuestos, quién recibe los avisos, qué se ve en las teles de la oficina, cómo se entra y dónde mirar cuando algo no cuadra.

El Dashboard

La primera pantalla al entrar, y la única suelta en la barra lateral. Te saluda por tu nombre y contesta a «¿cómo va hoy?», de arriba abajo:

• Los días de rodaje del año, en una barra partida, y cuatro cifras: personas, vehículos, artículos y presupuestos. Cada cifra lleva a su pantalla.
• Tres tarjetas con su gráfica de las últimas semanas: presupuestos enviados, salidas de material y días de vehículo, comparados con las cuatro semanas anteriores. Al lado, la flota: cuántos vehículos quedan libres hoy.
• El rodaje en marcha, con su periodo y el día de hoy marcado. Si no hay ninguno, un botón para crear un proyecto.
• Lo que pide atención: papeles de vehículo caducados o a punto, partes sin resolver, material en el taller y devoluciones vencidas. Cada fila lleva a donde se arregla.
• La semana, día a día, con lo que rueda cada día y los papeles que caducan.
• Proyectos del año: en marcha, próximos y terminados.
• El calendario de producción, la tabla de proyectos con sus filtros (Todos, En marcha, Próximos, Terminados) y el material más alquilado.

Arriba a la derecha están el buscador, la campana de notificaciones y Nuevo proyecto.

Ajustes

Sistema → Ajustes, o el menú que sale al pulsar tu nombre, abajo en la barra lateral. Está pensado como los ajustes del iPhone: una lista corta a la izquierda y, al elegir, la página con lo suyo. A la derecha de cada fila se ve lo que hay puesto ahora («IVA 21 %», «Oscuro»…). En el móvil se entra a cada página y se vuelve con ‹ Ajustes.

Arriba de la lista, Buscar un ajuste: escribe «IVA», «logo» o «tele» y te deja solo la página donde está.

Debajo, Tienen su propia pantalla: atajos a Crew y permisos, a Jornada y tarifas y a Actividad.

Tu cuenta

Arriba del todo, tu tarjeta. Lo que hay dentro solo te afecta a ti:

• Apariencia: Claro, Oscuro o Como el ordenador. Solo para ti y en ese ordenador.
• Verificación en dos pasos: es obligatoria. Activar enseña un QR para tu aplicación de autenticación, como Google Authenticator; escribes el código de 6 cifras que te da y queda puesta (si no lo haces aquí, te lo pide la próxima vez que entres). Te pide el código al entrar y otra vez cada 7 días. No se puede quitar: si pierdes el móvil, un administrador te la reinicia.
• Entrar con Google o Apple: Vincular une tu cuenta de Apple o de Google a tu usuario, y desde entonces la pantalla de entrada te deja Continuar con Apple o Continuar con Google. Su correo no tiene por qué ser el de Bulx. Más en Empezar.
• Firma de correo, abajo.
• Tu perfil: el atajo a Mi Perfil.

Firma de correo

Ajustes → Tu cuenta → Firma de correo. Cada uno se hace la suya y se la pega en Outlook. Sale ya rellena con lo que hay en tu ficha —nombre, cargo, teléfono y correo—, así que lo normal es no escribir nada y pulsar Copiar firma.

En Outlook: Archivo → Opciones → Correo → Firmas, y pegar. Se copia con formato, no como código. Si tu Outlook la pega descolocada, abajo hay Ver el código HTML para pegarlo a mano, que es como funciona Outlook en el navegador (Configuración → Correo → Redactar y responder).

Empresa y marca

Ajustes → La casa → Empresa. Dos bloques.

Marca y aspecto es cómo se ve Bulx para todos los de la casa:

• Logo: arriba a la izquierda de la barra, en la pantalla de entrada y en la pestaña del navegador. Subir imagen acepta PNG o SVG con fondo transparente, cuadrado o casi, de menos de 500 KB. Volver al de Bulx lo deshace. Si el logo es negro, marca Pasarlo a blanco en el modo oscuro.
• Nombre debajo del logo. En blanco sale el nombre de la empresa.
• Color principal: rojo, negro, azul, verde, violeta o naranja. Lo llevan los botones, los enlaces y lo seleccionado. Lo que avisa de un error sigue en rojo.

Datos de la empresa: nombre, NIF/CIF, domicilio fiscal, teléfono, correo, web y las condiciones del pie. Salen en la cabecera y el pie de los documentos.

Presupuestos y numeración

Ajustes → Presupuestos → Presupuestos. Con lo que nace cada presupuesto nuevo:

Los números se forman como PREFIJO-AÑO-000, y debajo se ve cómo quedaría el siguiente. Cambiar el prefijo no renumera lo ya emitido: solo afecta a lo que se cree a partir de ahora.

En Diseño del documento se elige la plantilla de los presupuestos (con Editar diseño para cada una), el formato de la hoja (A4 o A3) y el fondo del documento, que acepta un PDF o una imagen. Todo eso está contado en Presupuestos.

Plazos de aviso

Cuándo empieza Bulx a avisar de cada cosa. Antes cada pantalla tenía su propia cifra, y lo que en un sitio era «pronto» en otro no salía. Ahora es una sola. El aviso de los papeles de flota, por ejemplo, sale en la campana, en Flota, en Mantenimiento, en el Dashboard y en la tele.

Fecha y hora

Ajustes → La casa → Fecha y hora. La zona horaria con la que Bulx apunta las cosas: la hora de los correos y, sobre todo, qué día es cuando alguien coge un vehículo de madrugada. Al lado se ve qué hora es ahora para Bulx. Al guardar cambia al momento.

Avisos por correo

Ajustes → Avisos y correo → Avisos. Cuando alguien coge o devuelve un vehículo o material, o dice que a un vehículo le pasa algo, sale un correo a las personas que pongas aquí. Llega solo, en el momento.

Avisa siempre, se haya apuntado escaneando la pegatina o desde dentro de Bulx, y el correo dice cuál de las dos fue. Es el complemento de que la pegatina no pida sesión: quien coge el router lo apunta en diez segundos y se va, y a esa hora nadie está mirando Bulx.

1. Material con pegatina (MiFi y demás). Escribes el correo y pulsas Añadir. Se guarda al momento, sin botón de Guardar. Debajo, un ejemplo del correo que llega y Mandar una prueba a estos.
2. Vehículos (el QR de la puerta). Quien recibe los partes de los vehículos. Vacío quiere decir los mismos de arriba: pon a alguien solo si los vehículos los lleva otra persona. Tiene su propia prueba.
3. ¿Cuándo aviso? Cuando alguien coge, cuando devuelve, o las dos. Que a un vehículo le pase algo se avisa siempre. Y el interruptor general, Avisos encendidos.

A la lista de material le llega también el aviso de que alguien se ha dado de baja en Bulx, para que se mire qué tenía a su nombre.

Correo saliente

Ajustes → Avisos y correo → Correo saliente. Desde qué buzón de Microsoft 365 salen los presupuestos, si se mandan de verdad o solo se registra el envío, y el asunto y el texto por defecto, con marcadores como {numero} o {cliente}. Se guarda con Guardar correo y pide nivel total en Presupuestos.

Debajo, Las plantillas: todos los correos que manda Bulx, con datos inventados. Cada uno se puede ver en el navegador, y los marcados se pueden mandar a un correo con Enviar las marcadas para ver cómo quedan en Outlook. Llegan con «[Prueba]» delante del asunto.

El enlace del calendario para producción

Ajustes → Compartir → Enlaces compartidos. Crea una dirección larga que abre solo el calendario. Quien la tenga entra sin contraseña, puede reservar y quitar vehículos, y no ve nada más de Bulx: ni presupuestos, ni fichas, ni ajustes. Tampoco puede marcar días de ITV o taller, que sigue siendo cosa de flota. No es que se escondan los botones: el servidor le niega todo lo demás aunque escriba la dirección a mano.

Quien entra por el enlace ve la pantalla desnuda: el calendario a todo lo ancho, sin barra lateral ni pestañas.

1. + Crear un enlace y ponle nombre: «Rodajes», «Campaña Solsticio»… Ese nombre es el que sale en el registro de actividad cuando muevan un vehículo, así que con dos enlaces repartidos sabrás cuál de los dos fue.
2. Copiar y pásasela a quien tenga que usarla.
3. Debajo de cada enlace verás cuántas veces se ha abierto y cuándo fue la última.

Pantallas de oficina

Ajustes → Compartir → Pantallas de oficina. Pantallas de pared, sin teclado y sin sesión: se pega la dirección una vez en el reproductor y se olvida. Se refrescan solas cada minuto.

Son dos, una por tele, porque quien mira busca una cosa concreta:

1. Ver la dirección.
2. Copia la de la pantalla que quieras.
3. Pégala en el reproductor de la tele.

El aspecto se elige aquí —oscuro o en blanco— y la tele lo coge al minuto siguiente, sin tocarla. El oscuro marca menos el panel de una tele encendida meses; el blanco se lee mejor en una oficina con mucha luz.

Etiquetas con QR

Ajustes → Áreas → Material y etiquetas. A dónde apunta el QR de las etiquetas de dispositivo. En blanco lo sirve Bulx, que es lo que funciona sin depender de nadie. Si algún día hay una página de información en la web de la casa, se pone su dirección y las etiquetas nuevas apuntan allí.

Seguridad y acceso

Ajustes → Seguridad → Seguridad y acceso. Tres bloques.

Cómo se entra. Con usuario (o correo) y contraseña, o con la cuenta de Apple o de Google que cada uno haya vinculado en Tu cuenta. Además, el código de 6 cifras es obligatorio para todos:

• Código de 6 cifras · Siempre. Se pide al entrar (con contraseña, Apple o Google) y otra vez cada 7 días. Quien aún no lo tenga lo activa al entrar, con el QR que le sale en pantalla. No es una opción: no se puede apagar.

Sesiones. A los cuántos días sin usar Bulx se cierra la sesión de alguien. Cuenta desde la última vez que se usó, no desde que se entró.

Modo mantenimiento. Cierra Bulx a todo el mundo menos a los administradores, con un cartel que dice que volvéis enseguida. Al encenderlo pide el mensaje. Se aplica al momento, sin pasar por «Guardar cambios».

Anuncios

Sistema → Anuncios. Lo que sale al entrar en Bulx, escrito por quien administra. Pide nivel total en Sistema. Lo ve todo el mundo: no se reparte por área ni por persona.

Arriba, Lo que se está viendo ahora mismo. Debajo, la lista de anuncios, cada uno con su interruptor, y el editor. Se empieza con + Nuevo anuncio o desde una plantilla: Mantenimiento, Novedad, Importante, Bienvenida a Bulx, Presentación o En blanco.

Cada anuncio lleva título, texto, icono, tono (Información, Mantenimiento o Importante), el texto del botón y, si quieres, un segundo botón que lleva a una pantalla de Bulx o a un enlace de fuera. Tiene día y hora de empiece y de fin. En una presentación, cada pantalla tiene su título, su texto y hasta tres puntos con dibujo; con *asteriscos* se resalta y con ~virgulillas~ se tacha.

A la derecha, Así lo verán, y Verlo de verdad, a tamaño real para probarlo antes de encenderlo. Cada anuncio dice cuántas veces lo han cerrado.

Registro de actividad

Sistema → Actividad. Quién ha hecho qué y cuándo, en toda la aplicación. Se filtra por área, por persona, por acción y por fechas, y se busca por texto. Aquí quedan también las entradas a Bulx, con contraseña, con Apple o con Google.

Es la pantalla del «¿quién ha borrado esto?». Y la respuesta que más veces da es la útil: nadie. Si algo falta y aquí no hay ningún apunte de borrado, no lo borró una persona, y eso cambia por completo dónde hay que buscar.

Cuando algo no se guarda

Bulx trabaja con los datos en memoria y escribe en la base justo detrás. Es lo que hace que todo vaya rápido. A cambio, conviene saber dos cosas.