Presupuestos y dinero

Un presupuesto sale del material del rodaje, se le manda al cliente con un enlace y el cliente lo acepta o pide cambios desde ahí. Nada cambia de estado sin que alguien de la casa lo confirme. La factura se hace fuera de Bulx.

La lista

Producción → Presupuestos. Arriba, tres botones: Catálogo, Ajustes PDF y + Nuevo presupuesto.

Debajo, cuatro cifras que dicen qué hay que hacer hoy:

Y Lo que pide atención, en dos columnas. Ha contestado el cliente recoge las respuestas que llegan desde el enlace, cada una con su botón Revisar. Se está enfriando recoge los caducados y los enviados que llevan más días sin respuesta de los que marca Ajustes; en estos últimos hay un botón Recordar que le reenvía el enlace al cliente.

Después vienen el buscador (cliente, número o proyecto) y los filtros por estado: Todos, Borrador, Enviado, Aceptado, Rechazado y Anulados. La columna que manda es el proyecto, con su color y su subproyecto debajo; el cliente va al lado. La fila se tiñe de verde si está contabilizada.

Cada fila tiene Abrir y un botón de tres puntos con el resto: enviar, marcar como aceptado o rechazado, contabilizar, exportar el PDF y anular. Lo mismo sale con el botón derecho sobre la fila.

Clientes

Producción → Clientes. A quién se presupuesta. Arriba, cuántos clientes hay, cuántos tienen presupuestos abiertos y cuánto se ha aceptado este año. Debajo, la tabla con el NIF, el contacto, cuántos documentos tiene cada uno, lo aceptado del año y el plazo de pago.

La ficha de un cliente lleva sus datos fiscales (razón social, NIF, domicilio, país e idioma), sus condiciones y contacto (forma y plazo de pago, correo) y la lista de sus documentos. Arriba, Editar y + Presupuesto, que crea uno ya a su nombre.

No hace falta darlos de alta antes. En el constructor el cliente se elige de la lista y su NIF, su domicilio y su forma de pago vienen solos. Si escribes uno que no existe, Bulx avisa de que creará su ficha al guardar y deja completar datos sin salir.

Montar un presupuesto

Se puede empezar desde tres sitios:

• Desde el proyecto, en la pestaña Finanzas: eliges qué parte del material cobras y pulsas Crear presupuesto. Nace con las líneas, colgado del proyecto y, si toca, del subproyecto. Es el camino normal.
• Desde Presupuestos → + Nuevo presupuesto: nace vacío y hay que elegirle el proyecto.
• Desde la ficha de un cliente → + Presupuesto: nace con ese cliente puesto.

El constructor tiene dos mitades. A la izquierda, el material: el árbol de categorías del inventario y, al final, Servicios y personal, que es el catálogo de tarifas. Marcas varias cosas, pulsas Añadir y pasan todas de una vez. Si añades algo que ya estaba, suma un día. A la derecha, lo que lleva el presupuesto.

1. El proyecto es lo único obligatorio para guardar. Si el proyecto tiene subproyectos, al lado se elige a cuál pertenece; el + crea uno nuevo ahí mismo.
2. Al lado, la fecha del documento y el número. La fecha sale tal cual en el PDF. El número se pone solo al guardar, pero puedes escribir uno propio.
3. Añade el material. Cada línea lleva una sola casilla, y son días, con su precio por día. Con − y + se cambian; bajar de uno quita la línea. El lápiz cambia el nombre de la línea solo en este presupuesto.
4. Más datos del documento despliega el resto: cliente, a la atención de quién, la referencia del cliente (pedido, PO), válido hasta, forma de pago, NIF y domicilio del cliente, un texto de presentación que sale antes de las líneas, notas y las condiciones de este documento (si se dejan vacías salen las generales de Ajustes).
5. Guardar y enviar, el botón principal, guarda y abre el envío de una vez. Exportar PDF es solo para cuando quieras el archivo.

Personalizar presupuesto

Mientras metes material no hay nada a mano que reordene el documento. Todo eso está detrás del botón Personalizar presupuesto: + Sección para agrupar líneas bajo un título, + Línea libre para lo que no está en ninguna lista, subir y bajar, la unidad, el descuento de cada línea, el IVA y la plantilla del PDF. Volver al material deja el modo normal.

Descuentos

Hay dos, y se pueden combinar. El descuento global está en los totales («Descuento global %») y se aplica sobre la suma de todas las líneas. El descuento por líneas se pone a las que elijas: marca sus casillas (o la de la cabecera para todas) y, en la barra que aparece, pulsa Aplicar descuento…. Las líneas con descuento llevan una etiqueta con el porcentaje, y desde la misma barra se quita. En el documento sale una columna Dto. solo si alguna línea lo lleva.

En los totales también está la retención IRPF, que se resta del total.

Se guarda solo

El constructor guarda mientras trabajas: al lado de Guardar pone Guardando…, Guardado con la hora o Sin guardar. Un presupuesto nuevo no se crea hasta que tiene proyecto y al menos una línea.

Si otra persona tiene el mismo presupuesto abierto, arriba sale quién es. Si los dos tocáis las líneas, el guardado automático se para y pone No se está guardando: pulsa Guardar y decide qué hacer, para que nadie borre el trabajo del otro sin darse cuenta.

El catálogo de tarifas

Botón Catálogo. Son los conceptos que cobras y que no son material físico: personal, servicios, dietas. Cada uno con categoría, nombre, descripción, unidad (día, hora, unidad, sesión, proyecto o minuto) y precio por defecto. + Añadir ítem crea uno.

En el constructor aparecen al final del árbol, en Servicios y personal. El material del inventario no hace falta meterlo aquí: entra con el precio por día de su ficha.

Ver el documento

Abrir un presupuesto enseña el documento tal como lo recibe el cliente, con su plantilla y su fondo. Arriba, el número, el cliente y el proyecto, el estado y el total. Los botones cambian con el estado:

Además: Fechas…, que cambia la fecha, la validez y la referencia sin abrir el constructor (mientras no esté aceptado); Duplicar, que crea una copia en borrador con número nuevo, para repetir la oferta a otro cliente; y Anular, para quien tiene nivel total.

Debajo del documento, la línea de tiempo: creado, cada envío (a quién, quién lo mandó y un enlace a lo que recibió el cliente), cada vez que el cliente lo abre, los recordatorios, las versiones, la respuesta del cliente, la aceptación, la contabilización y lo que falta por hacer. Se ven los cuatro últimos pasos; el resto, con Ver anteriores.

Pasarlo por el chat

En el chat, el clip tiene Un presupuesto: sale como una tarjeta con el número, el cliente, el proyecto y el estado de hoy, y quien la pulsa lo abre. Con el chat abierto, también puedes arrastrar una fila de la lista hasta una conversación.

Versiones y aceptación

Un presupuesto enviado ya no tiene Editar: si el cliente pide cambios, Nueva versión pide la fecha y la validez nuevas, crea la v2 con todo copiado y te la abre para editarla. La v1 se queda tal como se mandó.

La nueva lleva la versión en el número: la v2 de PRE-2026-104 es PRE-2026-104-v2, en la pestaña, en el PDF, en el correo y en el enlace.

En ningún momento hay que adivinar dónde estás:

• Editando: «Estás editando la versión 2», qué versión tiene el cliente y de qué fecha, y lo que pidió si la versión nace de una petición de cambios.
• En el documento: si es un borrador, que el cliente todavía no la ha visto; si ya se mandó, que es la que tiene el cliente. Con enlaces para verla y comparar.
• Al enviar, arriba: «Envías la versión 3. Es la que sustituye a la v2». Si es el mismo documento otra vez, dice que es un reenvío.

Comparar enseña qué líneas son nuevas, cuáles cambian y cuáles se han quitado, y la diferencia de total. Las versiones sustituidas no salen en la lista ni suman en Economía, y su enlace avisa al cliente de que hay una más nueva.

Aceptar… pide quién lo acepta, cuándo, cómo (por correo, desde el enlace, PDF firmado, por teléfono, en persona, orden de compra) y notas. Es la huella que se enseña si alguien dice «yo no acepté eso». Aceptado, el presupuesto queda bloqueado: los cambios van en una versión nueva. Rechazado… pide el motivo y queda en el historial.

Pasada la fecha de validez, un enviado sale como Caducado en la lista y en el documento. Se reactiva con una versión nueva con fecha nueva.

Enviar

Enviar (o Guardar y enviar desde el constructor) abre el envío. Delante salen los tres de producción del proyecto —Line Producer, Production Manager y Production Coordinator— y en Alguien más… los contactos del proyecto y la plantilla. También se puede escribir cualquier correo a mano. El asunto y el texto vienen rellenos.

Registrar envío manda el correo desde el buzón de Ajustes → Correo saliente, por Microsoft 365, y lo apunta. Al lado, Descargar PDF y Abrir en mi correo, por si prefieres mandarlo tú. Hace falta la capacidad Enviar presupuestos al cliente.

El correo va con la marca de tu productora: su logo, su nombre y su color, de Ajustes → Empresa. Bulx solo aparece en letra pequeña al pie. Lleva el proyecto, el total, la validez y dos botones: Ver el presupuesto y Aceptar o pedir cambios. No adjunta el PDF: lleva el enlace.

Solo un borrador pasa a «enviado». Mandar uno aceptado no lo devuelve atrás: por eso el botón se llama Reenviar mientras se espera respuesta y Enviar copia cuando ya está decidido.

Lo que ve el cliente

El enlace abre la copia exacta del documento tal como se mandó. El cliente no necesita cuenta. Arriba ve una portada con lo esencial (proyecto, cliente, total, fecha, validez y si está pendiente, aceptado o hay una versión más nueva), debajo el documento entero, y al final la caja «¿Te encaja el presupuesto?». Tiene Descargar PDF e Imprimir, y una barra fija abajo con el total que lleva a la caja.

En esa caja escribe su nombre y, si quiere, un comentario. Puede aceptarlo (se le pide confirmar en la misma página) o pedir cambios. Cada vez que abre el enlace queda apuntado: en la línea de tiempo sale «El cliente abrió el documento». Si ya está aceptado, caducado o sustituido, la página lo dice y no deja responder.

Cuando el cliente responde, mandáis vosotros

La respuesta no cambia nada sola: queda pendiente de revisar y el presupuesto sigue en «enviado» hasta que alguien de la casa decide.

Para que no se pase, se ve en varios sitios a la vez:

• Una franja encima de las pestañas, en cualquier página, con quién ha respondido y qué dice. Un clic abre el presupuesto.
• La campana la cuenta como urgente.
• En la lista, la fila lleva «El cliente acepta» o «Pide cambios», y sale en Ha contestado el cliente.
• En el documento, una cinta con lo que dijo y tres botones: Confirmar aceptación (sale relleno con su nombre, la fecha y sus notas), Nueva versión o Dar por vista, que quita el aviso sin cambiar nada.
• Un correo interno, con la marca de Bulx, a quien lo envió (si no tiene correo, al buzón remitente), con el botón Abrir en Bulx.
• Un aviso en el móvil, en la app de Bulx, a quien lleva presupuestos.

Con Bulx abierto en pantalla, se pregunta cada minuto si hay respuestas nuevas. En la franja, Avisarme también en el escritorio añade el aviso del navegador.

Recordar al cliente

Para el presupuesto que nadie contesta. Recordar le reenvía al cliente el mismo enlace, a los destinatarios del último envío, para que lo acepte o pida cambios. Antes de mandarlo dice a quién va y cuántas veces se le ha recordado ya. Está en el documento y en Se está enfriando, y solo sale en un enviado que se mandó por correo, sin respuesta y sin caducar. El recordatorio lleva también la marca de tu productora.

También puede hacerlo solo. En Ajustes → Presupuestos → Recordatorios de aceptación:

• Recordar solo, por correo: apagado de fábrica. Encendido, manda un recordatorio cuando un enviado lleva sin respuesta los días de Recordar si no contestan en (en Seguimiento, 7 de fábrica). Solo en horario de oficina, de lunes a viernes.
• Cuántos recordatorios como mucho: 2 de fábrica, uno cada esos días.
• Si no contestan tras el último, cerrar la petición: pasados otros tantos días, el presupuesto queda como rechazado («Cerrado sin respuesta» en la línea de tiempo) y el enlace se lo dice al cliente. El último recordatorio le avisa de la fecha.

La cuenta empieza en el último envío o recordatorio; si reenvías el presupuesto, empieza de cero. No se recuerda lo caducado, lo que ya ha contestado ni las versiones sustituidas.

Los estados

Contabilizar

Contabilizar un presupuesto suma los días de alquiler a cada artículo del inventario que lleva. Es lo que hace que un foco sepa cuántos días ha trabajado y cuántas veces ha salido. En Economía, lo contabilizado cuenta como «Facturado».

• Lo puede hacer quien tiene nivel total en Presupuestos o la capacidad Contabilizar presupuestos.
• El presupuesto tiene que estar aceptado.
• Solo una vez. Uno ya contabilizado no se vuelve a contabilizar, para que los días no se cuenten dos veces. Descontabilizar lo deshace.

Anular

Los presupuestos no se borran: se anulan. Anular pide un motivo (opcional), lo saca de las listas y de las cifras y lo lleva al filtro Anulados, donde se puede Restaurar. Su número no se vuelve a usar. Hace falta nivel total en Presupuestos.

Desde Anulados, Borrar del todo lo destruye de verdad. Pide escribir BORRAR y no tiene vuelta atrás.

Y la factura

Bulx no hace facturas. Presupuesta, manda, recoge la aceptación y contabiliza el material; la factura se hace fuera, con el programa de siempre. El PDF y el número del presupuesto aceptado son lo que se le pasa a quien factura.

Plantillas y PDF

Dos plantillas, Sobria y Clásico. La que usa cada presupuesto nuevo se elige en Ajustes → Diseño del documento, y ahí mismo Editar diseño abre el montador de bloques de esa plantilla.

• Formato de la hoja: A4 es lo normal. A3 solo si necesitas el doble de superficie para un fondo a página completa.
• Fondo del documento: la imagen a página completa detrás de todo. Acepta PDF —se convierte aquí mismo tomando la primera página— o PNG/JPG.
• Aspecto del bloque: al pulsar un bloque en el editor se cambian su fondo, el color del texto y el borde. Sale igual en el editor y en el PDF.

El botón Ajustes PDF de la lista abre los datos de la empresa que salen en la cabecera, los colores, el pie, las condiciones y el fondo. Un presupuesto suelto puede cambiar de plantilla desde Personalizar presupuesto.

En el iPhone y el iPad

La app de Bulx tiene Presupuestos en el menú y en la ficha de cada rodaje. Sirve para mirar: la lista con sus filtros (Enviados, Aceptados, Borradores, Rechazados), y en cada uno el documento, los totales, las líneas, las versiones y Qué ha pasado, que es la misma línea de tiempo de la web. Se puede exportar el PDF y compartirlo en el chat.

Crear, editar, enviar y aceptar presupuestos se hace en la web. La app también tiene Clientes y Economía.

Economía

Producción → Economía. Los números del negocio, con dos filtros arriba: año y proyecto, y un botón para sacarlo en Excel.