Material
Todo lo que la casa tiene y puede salir a un rodaje: cámara, luces, grip, cable. Cientos de fichas, así que casi todo aquí es cuestión de encontrar rápido. Y, cada vez más, de saber cuánto mide y cuánto pesa.
Dónde está cada cosa
En la barra lateral, el grupo Material tiene cuatro pantallas: Inventario, Medidas y peso, Fichas QR y Mantenimiento. Mantenimiento antes iba suelto arriba del todo; ahora vive aquí, aunque sigue sirviendo también para los vehículos y para IT.
El inventario
Material → Inventario. Arriba, los departamentos como píldoras con su cuenta —Todo y una por cada categoría raíz— y, al lado, una barra con cuánto está en casa, cuánto en uso y cuánto en el taller. El botón Ver estadísticas del almacén despliega tres paneles más: cómo está el almacén ahora, lo que más sale a rodaje y lo último que ha entrado. Se queda como lo dejes.
Debajo, una sola barra de controles:
- el buscador, que mira nombre, código, categoría y número de serie. Con el inventario abierto, ⌘K (o Ctrl K) salta a él;
- Todas las categorías — un desplegable con buscador para saltar a cualquier rama del árbol;
- el rodaje — solo el material que lleva un proyecto;
- el estado: En casa, En uso, En taller o Baja;
- Últimos añadidos — ordena por fecha de alta, lo nuevo arriba, y enseña la fecha en cada fila;
- Kits — solo lo que lleva cosas dentro;
- Lista o Cuadrícula, y + Añadir ítem.
Arriba a la derecha están además Categorías, Importar Excel y Exportar Excel, cada uno con su permiso.
Cada fila trae lo que se pregunta de un artículo:
| Columna | Qué es |
|---|---|
| Foto | La portada del artículo o, si no tiene, un dibujo de su departamento. |
| Código | El identificador interno. Es lo que se busca cuando alguien llama desde el almacén. |
| Nombre | Cómo se llama de verdad, tal cual está en el listado. |
| Categoría | La rama del árbol a la que pertenece. |
| Uds. | Cuántas unidades hay. |
| €/día | La tarifa de alquiler. |
| Estado | En casa · En uso · En taller · Baja |
| ⋯ | Las acciones: abrir la ficha, hacer una foto, editar, marcar en mantenimiento, ver su categoría y eliminar. Es el mismo menú que sale con el botón derecho. |
Las cabeceras ordenan: un clic de menor a mayor, otro al revés y el tercero quita el orden. La lista no tiene páginas: al llegar al final, carga la siguiente tanda sola. Las veces y los días que ha salido cada artículo ya no van en la tabla, sino en su ficha.
La ficha de un artículo
Doble clic en la fila, o Abrir la ficha en el menú. En el móvil basta con tocarla. Se abre en su propia pestaña, así que se puede tener abierta mientras se mira otra cosa.
- Arriba, cuatro cifras: Días en rodaje, Veces alquilado, Precio / día y Facturado estimado.
- Ficha: código, cantidad, número de serie, ubicación, departamento, fecha de alta y, si los tiene, marca, modelo y garantía. Con Editar se cambian ahí mismo, sin abrir ninguna ventana.
- En qué rodajes ha estado, con el presupuesto y los días de cada salida.
- Medidas y peso y Dentro del kit (ver más abajo).
- Fotos: se añaden o se sueltan encima; la estrella la pone de portada y la cruz la quita.
- Factura: el PDF o la foto de la factura de compra, para que la garantía no dependa de buscar un correo.
+ Añadir ítem da de alta uno nuevo. Lo único imprescindible es el nombre; el código se propone solo según la categoría, y se puede cambiar. Todo lo demás se puede dejar en blanco y rellenar después, que es como se trabaja de verdad cuando llega material nuevo a las cuatro de la tarde.
Material que lleva material dentro
Un foco grande no es un aparato: es una cabeza, un balasto, un cable de cabeza y un flight. En la ficha de cualquier artículo está el bloque Dentro del kit para decir qué lleva.
- + Añadir una pieza abre «¿Qué lleva dentro?»: una lista con casillas y buscador. Marca todas las que lleve y añádelas de una vez.
- El «2×» de cada tarjeta se toca para cambiar cuántas unidades lleva el kit. La cruz la quita del kit.
- Arriba sale lo único que de verdad se pregunta uno mirando un kit: cuántos completos se pueden montar y qué pieza lo limita (o cuál falta).
Las piezas son material de verdad, con sus propias unidades: se pinchan y llevan a su ficha. Si un artículo está dentro de otros kits, su ficha lo dice en «Va dentro de».
En cuanto un artículo entra en un kit desaparece de la lista general: verlo también por su cuenta sería contarlo dos veces al pasar el inventario. Se ve abriendo su kit con la flecha ▸, y el kit lleva su chapa KIT con el número de piezas.
Buscando sí salen, y también al filtrar por rodaje: aparecen marcadas con ↳ pieza de… para que no se confundan con material suelto.
Antes los kits se hacían con categorías, y por eso hay ramas del árbol que se llaman como un equipo y no como una familia de material. Para pasarlas: entra en la categoría y, al final de la ruta, pulsa Convertir en kit. Se crea un artículo con ese nombre que lleva dentro todo lo que había, y esos dejan de salir sueltos. No se borra nada: la categoría se queda donde estaba, y para deshacerlo se borra el artículo nuevo.
Hay que ir una a una, y es a propósito. Ninguna regla automática distingue un kit de una categoría de verdad. El botón solo sale en las ramas finales con más de un artículo, y no vuelve a salir en las que ya se han pasado.
Las categorías
Botón Categorías, para quien tiene nivel total en Material. Es un árbol, no una lista: Cámara → Ópticas → Zooms. Se crea una rama con + Categoría raíz, y en cada fila hay + para colgarle una hija, Renombrar y Borrar. El número de cada rama cuenta el material que hay dentro, subcategorías incluidas.
El árbol es el que da la estructura a los presupuestos: los grupos que se ven en un documento salen de aquí. Y también es lo que permite crear los subproyectos de golpe desde el árbol de material.
Se borran también sus subcategorías, pero el material que colgaba de ellas no se borra: se queda sin categoría y sigue saliendo en «Todo», para recolocarlo. Bulx dice cuánto hay antes de borrar.
Cambiar muchos a la vez
Las casillas de la izquierda de la tabla seleccionan filas, y entonces aparecen las acciones en lote:
- Cambiar categoría — mover un grupo entero de rama.
- Cambiar prefijo — renumerar los códigos de golpe.
- Eliminar — requiere nivel total en Material.
- Deseleccionar todo — para salir de la selección.
Pulsa Últimos añadidos, o busca el nombre del proveedor o del modelo, selecciona lo que salga y cámbiale la categoría de una vez. Es mucho más rápido que abrir cuarenta fichas.
Importar desde Excel
Importar Excel necesita nivel de edición en Material y la capacidad Importar Excel, y las dos se comprueban en el servidor.
- Abre Importar Excel. Si no sabes qué columnas hacen falta, abajo está Descargar plantilla: nombre, código, categoría, cantidad, precio por día, número de serie, ubicación, departamento y notas, con una segunda hoja que explica cada una. Solo el nombre es obligatorio.
- Rellénala sin cambiar las cabeceras. Se lee la primera hoja del archivo (.xlsx, .xls o .csv).
- Elige el archivo o suéltalo encima de la ventana.
- Se enseña qué va a pasar antes de tocar nada: cuántos artículos entran, cuántos se omiten y por qué (sin nombre, o ya existe uno con el mismo código y nombre), cuántos traen notas y —lo más importante— la lista de categorías que se van a crear, en árbol. Ahí se puede cancelar sin que haya entrado nada.
- Importar, con el número de artículos en el botón.
En la columna categoría se pone la ruta completa separada por « > »: Iluminación > Soportes crea la categoría Iluminación y, dentro, Soportes, y cuelga el artículo de la última. Vale cualquier profundidad, y también sirven «/» o «|» como separador. Mayúsculas y espacios sobrantes no cuentan: «cámara» y «Cámara » son la misma rama. Si una fila viene sin categoría, Bulx intenta deducirla del nombre; si no puede, entra en General.
Cantidad 0 es cero, no «vacío»: un artículo en catálogo con tarifa y sin unidades ahora mismo entra con 0. Solo la celda vacía vale 1. Y las notas entran tal cual, sin recortes.
Exportar Excel saca el inventario entero —no solo lo que estés viendo— con código, nombre, categoría, cantidad, precio por día, estado, número de serie, ubicación y notas. Necesita la capacidad exportar.
Días alquilados
Las cifras Días en rodaje y Veces alquilado de la ficha no se rellenan a mano: suben cuando se contabiliza un presupuesto aceptado que incluya ese artículo. Los días cuentan unidades por días: tres cables cinco días son quince. Lo anulado no cuenta.
Por eso contabilizar importa: es lo que convierte los documentos en información sobre qué material trabaja y cuál está cogiendo polvo.
Medidas y peso
Material → Medidas y peso. Lo que mide y lo que pesa cada cosa, para poder decírselo a un cliente o llenar un camión. No es una lista de fichas sino una rejilla: aquí se viene a pasar una tarde con una cinta métrica y una báscula.
Las columnas son Largo, Ancho y Alto en centímetros, Peso en kilos, el Volumen en metros cúbicos, el peso Con lo de dentro y Medido: quién y cuándo. Siempre centímetros y kilos, sin elegir unidad. El volumen y el peso con contenido no se escriben: los calcula Bulx.
Arriba se filtra por texto, por rodaje —y dentro de él, por su departamento—, por departamento del almacén y por Todo, Sin medir o Conjuntos. A la derecha, cuánto llevamos medido: de cuántos, lo pesado hasta ahora y una barra por departamento.
- Enciende el Modo edición. Mientras está apagado, la rejilla se lee y no se toca; no se recuerda al recargar, a propósito.
- Escribe en las casillas. Se guarda solo, por tandas: no hay botón de guardar.
- Doble clic en una fila abre su ficha de medidas a la derecha; con ↑ ↓ se pasa al artículo de al lado y con Esc se cierra.
Lo que se escribe en una peli case es lo que pesa ella sola. Lo que lleva dentro ya tiene su propio peso y Bulx lo suma. Si se escribiera el peso lleno, el día que alguien cambiase una pieza el total seguiría diciendo lo de antes.
Si prefieres pesarla entera de una vez, la ficha de la caja tiene un segundo campo, Con todo dentro: si está relleno, manda ese número y no la suma. Y cada total dice qué le falta: una caja a la que le queda una pieza sin pesar lo avisa en la misma línea.
Exportar Excel saca la tabla para mandarla. La misma información, por rodaje, sale en la pestaña Transporte de cada proyecto, sin contar dos veces lo que va dentro de una caja.
Cajas y grupos
Un conjunto es algo que lleva otras cosas dentro, y hay dos clases:
- Caja — un bulto de verdad, una peli case o un flight. Tiene sus medidas y su peso vacía, y el total es ella más lo de dentro.
- Grupo — cosas que viajan juntas sin nada que las envuelva, como una cámara con su visor. No tiene medidas propias: pesa y ocupa lo que sus piezas.
Se forman de tres maneras: marcando casillas y pulsando Meter en un conjunto…; arrastrando una fila hasta «Suéltalo aquí para hacer un conjunto nuevo»; o con el botón derecho, que ofrece Juntar con…, Meter en un conjunto que ya existe…, sacar algo de su conjunto, Convertirlo en una caja o en un grupo y Deshacer el conjunto. El mismo menú copia y pega medidas de un artículo a otro. Juntar no pide el modo edición.
Mantenimiento y avisos
Material → Mantenimiento es la pantalla de las órdenes de taller de todo: vehículos, material e IT. Se explica entera en Flota → Mantenimiento. Desde el inventario hay un atajo: Marcar en mantenimiento en el menú de una fila lo deja como «En taller» sin abrir una orden, y Marcar disponible lo devuelve.
La campana de avisos dice cuántas cosas hay en mantenimiento y lleva a esta pantalla. Si quieres un correo cada vez que alguien coge o devuelve material con pegatina, se configura en Ajustes → Avisos por correo.
Fichas QR
Material → Fichas QR. Etiquetas imprimibles para pegar en la caja, en el flight o en el propio aparato. Ocho plantillas:
| Plantilla | Para | El QR lleva a |
|---|---|---|
| Etiqueta de inventario | La caja o el flight: código, nombre, categoría, unidades, número de serie y ubicación. | El artículo en Bulx. |
| Ficha de vehículo | La guantera o la carpeta de flota: matrícula, ITV, seguro, tarjeta y kilómetros. | El vehículo en Bulx. |
| Etiqueta de dispositivo IT | Portátiles, móviles, monitores. | Una página pública que se abre sin entrar. |
| Pack de material | El flight o la caja del kit: una categoría entera con su contenido. | El inventario filtrado por esa categoría. |
| Ficha de proyecto | La carpeta de producción. | El proyecto en Bulx. |
| Etiqueta de línea telefónica | El terminal. | Nada: marca el número al escanearlo. |
| Etiqueta de MiFi | El router: código, compañía, SIM, PIN y quién lo tiene. | La página de «Me lo llevo / Lo devuelvo», sin entrar. |
| Wi-Fi del MiFi | El router: nombre de la red y contraseña. | Nada: el móvil se conecta a la Wi-Fi al escanearlo. |
La plantilla Pack de material imprime una ficha por categoría, con la lista de lo que tiene que haber dentro y un QR. Al escanearlo se abre el inventario ya filtrado por esa categoría, así que se ve de un vistazo qué debería llevar el flight y qué falta. En la etiqueta pequeña caben tres líneas de contenido y el resto se resume en «y N más»; la grande lo lista todo.
No sustituye a la Etiqueta de inventario de cada artículo: la acompaña. Se imprimen en dos tandas, una por plantilla.
Para un artículo suelto hay otro camino: en la app, Ponerle una pegatina QR crea su código y lo comparte para imprimir. Ver Desde el iPhone y el iPad.
Imprimir las etiquetas
- Elige la plantilla (paso 1).
- Elige qué imprimir (paso 2). En las plantillas de material hay un árbol de categorías a la izquierda; el buscador mira código, nombre y —en dispositivos— la persona: escribe un nombre y salen sus equipos. Añadir los pasa a la lista de la derecha, «Se van a imprimir N», que se vacía con Vaciar.
- Elige el formato de la hoja (paso 3): etiqueta pequeña (60×41,5 mm, 3 por fila y 18 por hoja A4), ficha media (92×52 mm, 2 por fila) o ficha grande (una por fila); el tamaño del QR; si quieres las líneas de corte y el nombre de la empresa con el logo. Todo se imprime en blanco y negro.
- Imprimir / Guardar PDF. Necesita la capacidad exportar. Limpiar selección empieza de cero.
En papel las etiquetas tienen altura fija para poder recortarlas rectas, y el texto se ajusta solo: si un nombre es largo baja de cuerpo y usa más líneas, en vez de cortarse con puntos suspensivos. Un número de serie a medias no sirve para nada.
La vista previa es lo que va a salir por la impresora, con la misma hoja de estilos. Si algo se ve raro ahí, se verá raro en papel.
Desde el iPhone y el iPad
En la app, el material está en la pestaña Material —o Almacén, si además llevas IT—, con un selector arriba: Material, IT y Medidas.
Arriba, cuántas unidades hay en el almacén y unas tarjetas con lo que pide atención, que solo salen si no están a cero: Tenían que haber vuelto, En el taller, Stock bajo y Fuera en rodaje. Debajo, el buscador (nombre, código o número de serie), el filtro por estado, Buscar por categoría con el mismo árbol que la web, y cuatro botones:
- Todo;
- Stock bajo — lo que tiene varias unidades y le queda menos de la mitad en casa, y lo que está en el taller;
- Recientes — lo dado de alta hace poco;
- Pasillos — el material agrupado por su ubicación, para ir estantería a estantería. Solo sale si hay ubicaciones apuntadas.
La ficha de un artículo tiene el bloque Qué hago con él: Dar parte de avería, Sale a un rodaje (a qué rodaje, quién se lo lleva y, si se sabe, cuándo vuelve) o Vuelve al almacén, Añadir una foto y Ponerle una pegatina QR (o Ver su pegatina QR). Debajo, los partes abiertos, las medidas, la ficha, la factura y Por dónde ha pasado. Con permiso de edición se da de alta material nuevo con + y se corrige con Editar; borrarlo pide nivel total.
Medidas funciona como una cola: eliges el rodaje, mides, y Guardar y seguir trae el siguiente sin cerrar la hoja. Y al escanear la pegatina de una caja con la app, sale todo lo que lleva dentro, sus medidas y sus partes, y se puede abrir la ficha entera.
Cambiar la categoría del árbol, añadir o quitar piezas de un kit, formar cajas y grupos, importar y exportar Excel e imprimir las fichas QR se hacen desde la web.