Tecnología
Los ordenadores, los móviles, las líneas, los routers y las licencias de la empresa. En la barra lateral es un grupo con seis pantallas: General, IT Stock, Telefonía, MiFi, Licencias y Correos. Todas cuelgan de una sola área de permisos: Tecnología.
General
Tecnología → General. Lo que IT tiene que hacer hoy. Arriba, cuatro tarjetas que llevan a su sitio:
- Parque IT libre — cuántos equipos quedan libres de los que hay, cuántos en uso y en el taller, y si alguno en uso no tiene garantía;
- Licencias de software — plazas en uso de las que hay, y las pagadas sin usar;
- Líneas y MiFis — móviles, fijas y MiFi, y las líneas que se pagan sin que nadie las use;
- Bajas y seguridad — salidas de personal abiertas, las que van fuera de plazo y equipos a nombre de quien no está.
Debajo, cuatro cajas:
- Salidas de personal — ver Cuando alguien se va;
- Equipos sin dueño — lo que está en el almacén, libre y sin persona: lo primero que se puede entregar. Cada uno con Asignar, a una persona o a un rodaje;
- Tareas de IT, taller y garantías — un campo para apuntar una tarea al vuelo, las próximas tareas con su casilla, los equipos en el taller y las garantías que se acaban;
- Telefonía — las líneas sin nadie y los MiFi por rodaje.
Al final de la página, Mostrar los widgets de siempre despliega el panel personalizable: cifras, tareas, salidas, a revisar, equipos sin dueño, líneas, MiFi, licencias, últimos movimientos, accesos rápidos y salidas cerradas. Cada widget se arrastra por su asa, se pone a media o a toda la anchura y se esconde con la ✕. Personalizar abre la lista completa para elegir cuáles ves, ordenarlos y volver al orden de fábrica. Se guarda en tu usuario.
Cuando alguien se va
Cuando a un empleado se le da de baja en Empleados —con su fecha de salida y una fecha límite para cerrarlo todo—, Bulx monta su lista de salida y la enseña en Tecnología → General, en Salidas de personal. Cada persona lleva su plazo («Quedan 4 días», o en rojo «2 días de retraso»), una barra de progreso y lo que falta:
- recuperar cada equipo a su nombre, y formatearlo y revisarlo;
- cada línea: darla de baja o pasarla a otra persona;
- recuperar sus MiFi y el material que tenga;
- darle de baja en Bulx, quitarle accesos y recoger llaves y tarjetas.
Lo que tiene un objeto detrás se marca solo al hacerlo: cada tarea trae su botón —Recuperar, Reasignar, Devolver— y al recuperar el equipo la tarea se cierra. Lo demás se marca a mano con la casilla. Completar offboarding abre la ficha del empleado con la lista entera.
Tareas
Tecnología → Tareas. La lista de cosas por hacer del equipo de IT, compartida: «cambiar el disco de un portátil», «pedir dos MiFi», «renovar el dominio». Arriba, cuatro cifras: abiertas, pasadas de fecha, para hoy y hechas en los últimos 30 días. A la izquierda, las listas:
| Lista | Qué hay |
|---|---|
| Bandeja | Lo apuntado sin fecha ni sitio todavía. |
| Hoy | Con fecha de hoy o ya pasada. |
| Próximos | Con fecha, de mañana en adelante, agrupadas por día. |
| Algún día | Aparcadas, sin prisa. |
| Registro | Lo ya hecho, con quién lo cerró y cuándo. |
Debajo, Personas: pulsa a alguien para ver solo lo suyo, o Todo el equipo. Una tarea nueva se apunta con el botón + (o la fila de abajo) y Enter; nace en la lista donde estás —en Hoy, para hoy; en Algún día, aparcada— y la fila se queda abierta para la siguiente. El círculo la marca como hecha y se va al Registro. Al pulsar el título se abre en el sitio: título, notas, lista de comprobación, Cuándo (hoy, mañana, la semana que viene, algún día o una fecha), Quién (cualquier usuario con acceso a Tecnología, o nadie en concreto) y la prioridad. Se arrastra para ordenar dentro de la lista.
IT Stock
Tecnología → IT Stock. El parque de dispositivos: quién lo tiene, desde cuándo y hasta cuándo está en garantía. Arriba, cuatro cifras —Libres para entregar, En uso, En el taller y Garantías— y dos listas de lo que hay que hacer: equipos por recuperar de gente que se fue y equipos a nombre de quien no está en la plantilla. Después, las familias —Todo el parque, Equipos PC/Mac, Móviles, Tablets, Otros— y cuatro pestañas:
| Pestaña | Qué contesta |
|---|---|
| Dispositivos | Todo el parque, con quién tiene cada cosa. |
| En proyectos | Qué está fuera en un rodaje ahora mismo y desde cuándo. |
| Registro de Salida | Sacar un equipo a un rodaje. |
| Historial | Lo que ha salido y ha vuelto. |
Dispositivos se ve como tarjetas o como tabla, con el conmutador de la derecha. En la misma barra: el buscador (nombre, modelo, número de serie o persona), el tipo, el estado y Ordenar (por nombre, código, persona, tipo, estado o más recientes). En la tabla también se ordena pulsando la cabecera: un clic asciende, otro desciende y el tercero lo quita. Unos botones rápidos filtran además los libres, los que están en reparación y los que tienen la garantía a punto, caducada o sin apuntar. La app recuerda la vista y el orden. + Añadir dispositivo da de alta uno.
Asignar y reasignar
Un dispositivo está en manos de alguien o está en el almacén. Se cambia desde su ficha con Asignar —o Reasignar, si ya lo tiene alguien.
- Abre el dispositivo.
- Asignar. Sale la lista de empleados con su cargo, departamento y correo; escribe para filtrar. Si hay dos personas con el mismo nombre, Bulx lo avisa.
- O Devolver al almacén, si vuelve sin dueño.
El equipo queda enlazado a la ficha del empleado, no solo a un nombre escrito: por eso sale en su ficha y en su lista de salida. El historial de asignaciones se construye solo: la asignación anterior se cierra con su fecha y se abre la nueva. La ficha lo enseña como una tabla de persona, desde, hasta y notas.
Sacar un equipo a rodaje
Es distinto de asignarlo a una persona: un portátil asignado a alguien puede además irse tres semanas a un rodaje.
- Pestaña Registro de Salida, Registrar salida.
- Elige el equipo, el rodaje y escribe quién se lo lleva.
- Aparece en En proyectos hasta que vuelva, con desde cuándo está fuera.
- Al volver, Devolver en su fila.
En En proyectos, las cifras dicen cuántos hay fuera, en cuántos proyectos y cuántos van fuera de plazo, si tenían fecha de vuelta.
Garantía
Es lo primero que se mira cuando algo falla, así que está en la franja de cifras de la ficha: Caducó hace N d, Quedan N días —a partir de dos meses avisa— o Hasta tal fecha. Si no hay fecha, dice Sin registrar. Se rellena en Compra y garantía, junto a la fecha de compra, el proveedor y el coste. Con cuántos días de antelación avisa Tecnología se cambia en Ajustes → Tecnología.
La etiqueta con QR
En la ficha de cada dispositivo hay un bloque Etiqueta con QR con tres acciones:
- Ver e imprimir — abre la etiqueta de ese equipo a tamaño grande, para guardarla en PDF.
- Descargar el QR — el código en PNG a 512 px, con el nombre del equipo en el archivo. Para pegar en un correo o mandar a una tienda.
- Cambiar el código — ver más abajo.
Para imprimir muchas de golpe está Material → Fichas QR.
La página pública
El QR de un dispositivo no lleva a la aplicación: lleva a una página que se abre sin entrar en Bulx. Es a propósito: quien se encuentra un portátil por la calle no tiene cuenta, y mandarle a una pantalla de login no sirve a nadie.
Esa página dice tres cosas y nada más:
- De quién es el equipo.
- Qué es (marca y modelo).
- A quién avisar: el teléfono y el correo de la empresa.
Si quien la escanea tiene sesión abierta en Bulx y permiso, además le sale Abrir la ficha en Bulx. Lo público no cambia.
Ni el número de serie —es lo que pide una tienda para tramitar una garantía o una reventa—, ni el coste, ni el departamento, ni correos internos. Y no la indexan los buscadores.
Cada dispositivo tiene su propia dirección con doce caracteres al azar, así que no se puede recorrer el parque probando números.
Si una etiqueta acaba donde no debe
Cambiar el código, en la ficha del dispositivo. El enlace viejo deja de funcionar, ninguno de los otros equipos se toca, y solo hay que reimprimir esa etiqueta. Pregunta antes de hacerlo, porque el precio es una pegatina que ya no lleva a ninguna parte.
Si algún día hay una sección de información en la web de la casa, se pone su dirección en Ajustes → Etiquetas con QR y las etiquetas nuevas apuntan allí sin tocar nada más.
Telefonía
Tecnología → Telefonía. Las líneas móviles y fijas: quién las usa, su extensión y sus códigos. Arriba, cuatro cifras: Líneas activas, Sin persona (activas y pagándose sin que nadie las use), Sin PUK apuntado y Compañías. Dos pestañas: Todas las líneas y Líneas en proyectos, las que están dadas a un rodaje, con Asignar línea a proyecto.
Las líneas se ven como tarjetas (el número en grande, la persona, el departamento y una tira con extensión, PIN, PUK y fecha de alta) o como tabla; la app recuerda cuál prefieres. En la barra: el buscador (vale escribir el número con o sin espacios), el tipo —Todas, Móviles, Fijos—, el estado —Activas y bajas, Activas, Bajas— y dos botones: Códigos, que enseña u oculta PIN y PUK (van tapados por defecto: están a la vista de cualquiera que pase por detrás), y Más filtros, con los filtros por número, línea, extensión, persona y departamento. En cada tarjeta, un icono llama y otro copia el número.
Cada línea lleva el logo de su operadora si en «Compañía» pone el nombre de una operadora conocida; también valen abreviaturas como «TF» o «VF». Cualquier otro texto se enseña igual, con una ficha neutra.
Al dar una línea a alguien se elige de la lista de empleados, y queda enlazada a su ficha. Con las casillas de la tabla y Editar seleccionadas se cambian varias de golpe: persona, departamento, estado y tipo.
Importar Excel, arriba a la derecha (necesita la capacidad importar). La plantilla está en la misma ventana. Columnas que entiende: Número (la única imprescindible), Nº, Nombre, Departamento, Extensión, PIN, PUK, Fecha Alta, Tipo, Activo y Notas.
Tipo de las líneas del archivo: por defecto se decide por el número (6 y 7 móvil, 9 fijo). El listado de una centralita suele traer extensiones fijas con números que empiezan por 6 y 7: ahí se elige «Todas fijas» antes de soltar el archivo. También existe «Todas móviles».
Antes de tocar nada se enseña la previa: cuántas entran, cuántas se omiten y por qué. Una línea cuyo número ya existe no se vuelve a crear —se compara solo por los dígitos—, así que el mismo Excel dos veces no duplica nada.
Pero una línea que ya existe sí se completa: si el archivo trae nombre, extensión, PIN o PUK y la línea los tenía vacíos, se rellenan (nunca se pisa lo que ya había). Si el nombre coincide con un solo empleado activo, la línea queda enlazada a su ficha; si hay dos con ese nombre, la previa avisa para elegir a mano. Los PIN escritos con la letra O en vez del cero se corrigen. Y si el archivo no trae fila de títulos, las columnas se leen por posición.
Exportar Excel saca el listado completo.
La etiqueta de línea telefónica no lleva a la aplicación: su QR abre el marcador del móvil con el número puesto. Se pega en el terminal y la escanea cualquiera, tenga o no cuenta en Bulx.
MiFi
Tecnología → MIFIs. Los routers portátiles: quién los tiene, en qué rodaje y desde cuándo. Arriba, cuatro cifras: Libres para sacar, En rodaje, En reparación y Alquileres este mes, comparados con la media. Debajo, los MiFi de gente que se fue y los que están fuera ahora mismo, del que más lleva fuera al que menos.
La barra tiene el buscador (código, modelo, IMEI, SIM, red Wi-Fi o persona), el estado —Disponible, En uso, Avería, Baja—, la compañía, Códigos (PIN y PUK van tapados hasta pulsarlo) y el conmutador tarjetas o tabla. Cada tarjeta lleva el código, el logo de la operadora, el modelo, la red Wi-Fi, quién lo tiene y desde cuándo, y los botones Sacar a rodaje o Devolver y Ficha. Al sacarlo se elige el rodaje y quién se lo lleva, de la lista de empleados.
Cada MiFi guarda modelo, IMEI, número de SIM, ICCID, PIN, PUK, los datos contratados, el precio por día, el responsable y su propio historial.
La etiqueta de cada MiFi (Material → Fichas QR → Etiqueta de MiFi) lleva un QR que, al escanearlo con el móvil, abre una pantalla con dos botones grandes: Me lo llevo y Lo devuelvo. «Me lo llevo» pide a qué rodaje y quién eres —los dos obligatorios— y, si lo sabes, hasta cuándo. «Lo devuelvo» pide el nombre, cierra la salida y lo deja disponible. Si está fuera, hay además Se lo lleva otro rodaje, para pasarlo sin que vuelva a la oficina.
No hace falta tener usuario ni iniciar sesión. El MiFi se lo lleva alguien a las siete de la mañana con el coche en marcha, y un registro que obliga a recordar una contraseña es un registro que nadie rellena. Cada movimiento queda en el historial del MiFi a nombre de quien escribió, marcado como hecho desde el QR.
Lo que sostiene que sea abierto: el QR lleva un código aleatorio de doce caracteres, no el número del MiFi, así que de una pegatina no se deduce la siguiente. La página no enseña ni PIN, ni PUK, ni IMEI: eso sigue en la ficha, que pide sesión. Y hay un tope de apuntes seguidos. El precio, dicho claro: quien tenga la pegatina delante puede apuntar salidas y devoluciones de ese MiFi y ve los nombres de los rodajes activos.
Con el precio por día de su ficha, en cuanto alguien saca un MiFi para un rodaje —por el QR o desde Bulx—, aparece una línea en el material de ese rodaje con los días previstos. Cuando lo devuelve, los días se corrigen a los reales.
Al abrir un presupuesto de ese rodaje, arriba del material sale un aviso: «3 líneas de material que el rodaje ya está usando» y un botón para traerlas de una vez. No entra solo a propósito: un presupuesto que ya tiene el cliente no puede cambiar porque alguien escanee una pegatina. Lo que ya está en el documento no se vuelve a ofrecer.
En la tarjeta, el botón que dice «3× fuera» abre su historial. Arriba, cuatro cifras: salidas, personas distintas, días fuera y rodajes. Debajo, cada salida con el rodaje, las fechas, quién se lo llevó y quién lo devolvió, y de dónde salió el apunte: «desde el QR» o el nombre de quien lo apuntó en Bulx. Lo que volvió tarde, o lleva retraso, sale en rojo.
En la ficha del MiFi están la Red Wi-Fi, la Contraseña Wi-Fi y la seguridad (WPA es lo normal). Con eso, la plantilla Wi-Fi del MiFi de Fichas QR imprime una etiqueta con la red, la contraseña y un QR que, al escanearlo con la cámara, ofrece conectarse. Funciona en iPhone y Android sin instalar nada. Si cambias la contraseña del MiFi, cámbiala en la ficha y reimprime.
Licencias
Tecnología → Licencias. El software de la casa: cuántas plazas hay, quién las usa y cuándo toca renovar. Arriba, cuatro cifras: Plazas en uso, Pagadas sin usar, las que renuevan pronto y el coste anual del software.
Debajo, los fabricantes como casillas, con su logo, para ver solo los de uno; el buscador (nombre, fabricante, categoría o cuenta); y los filtros Todas, Con plazas libres, Sin plazas, Renuevan pronto y Caducadas. Lo que caduca pronto sale arriba, avisando.
- + Nueva licencia: nombre, fabricante, categoría, tipo (suscripción, perpetua o gratuita), plazas, fecha de renovación, coste y cada cuánto se paga, proveedor, cuenta, portal, clave y notas.
- Al abrirla, + Dar una plaza: a quién, en qué máquina y desde cuándo. Soltar la libera.
- Abajo queda quién la tuvo. La clave va tapada hasta pulsar Ver.
Con cuántos días de antelación avisa de una renovación se cambia en Ajustes → Tecnología.
Correos
Tecnología → Correos. Los correos que IT manda una y otra vez
—cómo instalar una aplicación, cómo configurar la VPN—, guardados con su
miniatura para reconocerlos de un vistazo. + Añadir correo sube
un archivo .eml o una plantilla .emltpl de Outlook, o se
sueltan encima.
Bulx no manda el correo por ti. Usar lo copia con su formato para pegarlo en un correo nuevo de Outlook, y Fichero descarga el archivo con sus adjuntos, que al abrirlo queda listo para reenviar. Con el botón derecho se renombra, se etiqueta o se borra.
Desde el iPhone y el iPad
Tecnología está en la pestaña IT —o Almacén, si además llevas Material—, y en el Menú están IT, MiFis y líneas, Tareas de IT y Licencias.
La pantalla empieza por lo que hay que hacer, y solo enseña lo que no está a cero: tareas de IT, gente que se va, equipos a nombre de quien ya no está, equipos sin garantía y en uso, garantías que se acaban, líneas sin nadie y MiFis fuera. Dar algo de alta crea un aparato, una línea, un MiFi o una tarea. Debajo, el parque completo: Aparatos, Líneas de teléfono, MiFis, Tareas de IT y Correos, y una barra con cuántas tarjetas tiene cada compañía entre líneas y MiFis.
- Un aparato se da a alguien (Dárselo a alguien), se recupera (Recuperarlo), cambia de estado y lleva su pegatina QR.
- Una línea se llama con un toque, se copia, enseña sus códigos y se da a un rodaje.
- Un MiFi se entrega (Entregarlo, a un rodaje o a la casa, con fecha de vuelta) y se recibe (Ha vuelto).
- Gente que se va enseña las listas de salida, con sus tareas para marcar.
- Licencias deja dar una plaza a un empleado.
- Correos se consultan y se comparten.
Importar y exportar Excel, editar varias líneas a la vez, sacar un equipo de IT Stock a un rodaje, el panel de widgets y subir correos nuevos se hacen desde la web.