Personas
Empleados y Crew no son lo mismo, y confundirlos es la duda más habitual de esta parte. Empleados es la plantilla de la empresa. Crew es quién puede entrar en Bulx y qué puede hacer dentro.
Empleados
Personal → Empleados. La plantilla: contacto, departamento, cargo y lo que tiene asignado. Aquí está todo el mundo, entre o no en la aplicación: el conductor que solo lleva un camión también es un empleado.
+ Nuevo empleado da de alta a uno: su contacto, su departamento y su cargo.
Arriba hay un buscador: encuentra por nombre, cargo, departamento, correo o teléfono. Se combina con los chips de departamento y con las dos vistas, cuadrícula y lista.
Al abrir una ficha se ve todo lo que esa persona tiene: sus dispositivos, sus líneas, sus MiFi, el material y el equipo en rodaje. Cada cosa lleva su acción al lado: reasignar el equipo, pasar la línea a otra persona, devolver el MiFi.
Al asignar un dispositivo, una línea o un MiFi se elige la ficha de una lista con cargo, departamento y correo. Si hay dos personas con el mismo nombre, eliges cuál. Así lo asignado cuadra siempre con la persona correcta, aunque se cambie el nombre después. Un departamento o alguien de fuera se puede escribir a mano, y queda marcado «sin ficha de empleado».
En la ficha, Marcar como retirado pide la fecha de salida, una fecha límite para cerrarlo todo y el motivo. El plazo de partida se cambia en Ajustes → Tecnología. Desde ese momento la persona deja de contar como activa y en su ficha aparece el panel Salida de la empresa: la lista de tareas con todo lo que tiene a su nombre —recuperar cada equipo, pasar o dar de baja cada línea, recuperar cada MiFi, su usuario de Bulx, llaves y accesos— con una barra de progreso.
Las tareas que dependen de un objeto se marcan solas al hacerlo; las demás se marcan a mano y queda quién y cuándo. Pasada la fecha límite con tareas pendientes, la ficha se pone en rojo y salta un aviso. Todas las salidas abiertas se ven juntas en Tecnología → General. Reactivar deshace la salida.
In-house en rodaje
Personal → In-house. La pantalla de quien sale a rodar con la casa. Cada uno ve lo suyo, en dos pestañas:
- Mis horas. Las horas de hoy: rodaje, día, a qué hora entraste y saliste, si hubo running lunch, si llevaste camión y una nota. Apuntar el día. Debajo, cada rodaje con sus días, sus extras y sus botones Parte para imprimir y Excel.
- Mis días. Apuntar un rodaje: qué rodaje, primer y último día, con qué cargo y una nota. Apuntar. Cada día que sales a rodar la empresa se lo factura al cliente; si no queda apuntado, no cuenta para nadie.
La tiene todo el mundo para apuntar lo suyo, salvo los perfiles que la apagan, como Producción y Driver. No enseña tarifas ni lo que factura la casa: eso es de Dirección.
Dirección y ¿Compensa?
Personal → Dirección. Los números de todos los rodajes. Solo aparece con nivel total en In-house en rodaje; el servidor lo comprueba en cada petición, no solo en el menú. Tiene cuatro pestañas, y ← Lo mío vuelve a tu pantalla de In-house.
| Pestaña | Qué hay |
|---|---|
| ¿Compensa? | La primera, y la que se abre al entrar. Si sale más barato tener la plantilla in-house que pagar freelances por el mismo trabajo. |
| Rodajes y horas | Días, horas, extras y descansos de todos, por persona, por rodaje o por departamento. |
| Lo que gana la casa | Lo que factura la empresa por los días de su gente. |
| Tarifas | De donde salen todos los precios. |
¿Compensa? se filtra por periodo (Este año, Últimos 12 meses, Año pasado, Este mes) y por departamento. Arriba, el veredicto en una frase: «Sí» o «Todavía no», y cuánto menos o cuánto más que con freelances. Al lado, los días de rodaje, lo facturado y qué parte del coste se recupera facturando. Debajo:
- El mismo trabajo, pagado de dos maneras. Con freelances: días de rodaje, preparación y devolución, y horas extra. Con la plantilla: sueldos y Seguridad Social prorrateados, y los pluses pagados.
- Mes a mes, las dos cosas en una gráfica.
- Persona a persona, con su umbral: los días de rodaje al año a partir de los que sale más barato tenerla fija.
- Por departamento, cuando hay más de uno.
Para sacarla hacen falta dos números por cargo, en Tarifas → Precios por cargo: lo que cobraría un freelance por día y lo que le cuesta al año a la empresa un in-house de ese puesto. Es una media por puesto, no el sueldo de nadie, y solo lo ve quien tiene Dirección. Si falta alguno, la pantalla lo dice y lleva a completarlo.
En Tarifas están también la jornada, los pluses (hora extra, hora de turnaround, running lunch y conducir el camión) y cómo se calcula el freelance: cuántos euros se suman por cada día de rodaje por la preparación y la devolución, y cuántos vale cada hora extra, con un ejemplo que cambia mientras escribes. En Mis días, quien tiene Dirección puede además apuntarle días a otra persona.
Crew
Personal → Crew. Quién entra a la aplicación y qué puede hacer dentro. Es su propia área de permisos —Sistema— y hace falta nivel total para que aparezca.
Arriba, un buscador por nombre o usuario y un filtro: todos, solo activos o solo dados de baja. Cada persona es una tarjeta con su perfil y las áreas que puede tocar. En cada tarjeta:
- Ajustes Perfil: abre su página, con la cuenta y los permisos juntos.
- En ···, Duplicar sus permisos: una persona nueva con exactamente estos permisos.
- En ··· también, Dar de baja o Reactivar.
La última tarjeta es Añadir a alguien, para dar de alta a una persona nueva.
Dar de alta a alguien
Nadie se registra solo: el acceso a Bulx lo da quien lleva Crew.
- En Crew, Añadir a alguien, la última tarjeta.
- Escribe su nombre, su usuario y una contraseña de 12 caracteres o más. Si quieres, también su correo, su cargo y su teléfono.
- Elige qué puede hacer: una de las plantillas, y afínala área por área si hace falta.
- Guardar.
Le llega un correo de bienvenida en cuanto existe su cuenta. Entra con su usuario (o su correo) y esa contraseña; en esa primera entrada activa la verificación en dos pasos, que es obligatoria, con el QR que le sale. Luego puede cambiar la contraseña o vincular su cuenta de Apple o Google en Ajustes → Tu cuenta.
Ajustes Perfil
Ajustes Perfil, en su tarjeta de Crew, abre la página de esa persona, con la cuenta y los permisos juntos:
- Quién es y cómo entra: nombre, usuario, contraseña, correo, cargo y teléfono. La contraseña se deja en blanco para no cambiarla.
- Qué puede hacer: elige un perfil y afínalo área por área.
A la derecha, su tarjeta: si está activa, su contraseña, la verificación en dos pasos —si la tiene, Reiniciar, para cuando ha perdido el móvil: la vuelve a activar al entrar—, los permisos aparte (Anuncios y Biblioteca de correos, solo para administradores: los da o los quita quien ya los tiene) y Dar de baja o Reactivar.
Los permisos aparte, la verificación y la baja se aplican al momento, cada botón con su confirmación. Lo demás, al pulsar Guardar.
Los permisos
Once áreas, y en cada una uno de cuatro niveles. El nivel ninguno hace que esa parte no aparezca en la barra lateral de esa persona: no es que esté y dé error, es que no está.
| Área | Qué abarca |
|---|---|
| Proyectos | Fichas de proyecto, departamentos, contactos y flota asignada. |
| Presupuestos | Presupuestos, clientes, catálogo de tarifas y plantilla del PDF. |
| Economía | Facturación, márgenes y cifras del negocio. |
| Flota | Vehículos, calendario de flota y tareas. |
| Salidas y revisiones | Fotos de salida y entrada. Es el área de los drivers. |
| Calendario compartido | Reservar vehículos y espacios. No deja bloquear días por ITV ni taller, que es cosa de Flota. |
| Material | Inventario, medidas y fichas QR. |
| Tecnología | Dispositivos, telefonía, MiFi, licencias y tareas de IT. |
| In-house en rodaje | Apuntar los días de rodaje. Con total, además, Dirección: tarifas y lo que gana la casa. |
| Personal | Empleados. No incluye Crew. |
| Sistema | Crew, registro de actividad, ajustes de la casa y anuncios. |
| Nivel | Qué permite |
|---|---|
| Ninguno | No aparece. |
| Lectura | Mirar. |
| Edición | Crear y cambiar. |
| Total | Además, borrar. |
Crew y Anuncios piden total en Sistema, y Dirección pide total en In-house en rodaje. Quien tiene total en Sistema puede dar permisos a cualquiera. Y Personal no reparte permisos: dárselo a alguien no le abre Crew.
Los mismos permisos deciden qué ve cada uno en la app del iPhone y el iPad.
Las plantillas
Atajos para dar de alta sin repasar once áreas: un clic y luego se afina. Son los puestos de una productora, más el administrador. Lo que manda siempre son las áreas y sus niveles: si a alguien con «Producción» le añades Material en lectura, se le abre Material.
| Plantilla | Qué le da |
|---|---|
| Administrador | Control total, incluida la gestión del crew y sus permisos. |
| Producción | Rodajes y presupuestos completos, y el calendario compartido para reservar furgonetas y espacios. No lleva la flota ni el almacén, y no ve la facturación. |
| Responsable de flota | La flota entera: fichas, papeles, ITV, taller y partes. Reserva y bloquea días en el calendario. Consulta los rodajes. |
| Driver | Su vehículo: fotos de salida y entrada, papeles y partes. Nada más. |
| Técnico In-House | Apunta los días que sale a rodar y ve los suyos. Escanea material. No ve tarifas ni lo que factura la empresa. |
| IT | Dispositivos, telefonía y MiFi completos, con sus tareas. Consulta el inventario. |
A quien lleva la flota, «Responsable de flota» tal cual: Flota, Calendario compartido y Salidas y revisiones en total, Proyectos en lectura para saber a qué rodaje va cada vehículo. No necesita ver márgenes ni tocar las cuentas de nadie.
Las capacidades
Seis permisos que van aparte del nivel, porque cruzan áreas:
| Capacidad | Sin ella |
|---|---|
| Ver precios e importes | El material y los proyectos se ven sin cifras. Para almacén y drivers. |
| Importar Excel | No puede cargar inventario ni líneas de telefonía desde un fichero. |
| Exportar PDF y Excel | No hay botón de PDF, de fichas QR ni de descargas. |
| Enviar presupuestos al cliente | No puede mandarlos por correo. Sale de la empresa, así que va aparte de editarlos. |
| Contabilizar presupuestos | No puede darlos por aceptados ni mover el material que implican. |
| Entregar y devolver MiFi | No puede escanear el QR de un MiFi para apuntar que se lo lleva o que lo devuelve. Con ella lo apunta sin abrir la ficha del MiFi. |
Los PDF se generan en el navegador, con datos que esa persona ya ha podido leer en pantalla. Así que quitar exportar o ver precios es una restricción de interfaz —quita el botón o la cifra—, no una barrera de seguridad. Si alguien no debe ver unos datos, lo que hay que quitarle es el acceso al área.
Importar, enviar, contabilizar y entregar MiFi sí se comprueban en el servidor: ahí la restricción es real.
Copiar permisos
Dos caminos. Duplicar, en la tarjeta de alguien, prepara una persona nueva con sus mismos permisos. Y dentro de los permisos de cualquiera, Copiar permisos de otra persona trae los de quien elijas. Se copian solo los permisos: el nombre, el usuario y la contraseña no se tocan.
Es para dar de alta al segundo conductor con lo mismo que el primero, en vez de repasar once áreas a mano y equivocarse en una. Copiar de un administrador da control total, y Bulx lo pregunta antes.
Contraseñas y código
- La pierde alguien. Lo normal es que la recupere él mismo con ¿Has olvidado la contraseña?, en la pantalla de entrada. Si no puede, se le pone una nueva de 12 caracteres o más en su Ajustes Perfil. Díselo en persona, no por correo.
- La tuya la cambias en Mi Perfil → Ajustes → Contraseña, sin pasar por nadie.
- El código de 6 cifras es obligatorio para todos: se activa al entrar por primera vez (o antes, en Ajustes → Tu cuenta) y se vuelve a pedir cada 7 días. Si alguien pierde el móvil, se le reinicia en su Ajustes Perfil y lo vuelve a activar.
Quitar el acceso
Se da de baja. No hay botón de borrar, y es a propósito: quien ha creado un presupuesto o firmado una revisión tiene que seguir apareciendo como su autor, y un usuario borrado dejaría documentos sin firma y apuntes del registro sin nombre.
Una persona de baja no puede entrar, ni con contraseña ni con Apple o Google, y su rastro se conserva entero en el registro de actividad y en los documentos que creó. Al darla de baja sale un correo a quien recibe los avisos de material, para que se mire qué tenía a su nombre. El último administrador activo no se puede dar de baja.
Y dar de baja en Crew no la quita de Empleados: deja de entrar en la aplicación pero sigue en la plantilla con lo que tiene asignado, que es justo lo que hace falta para recuperarlo.
Mi Perfil
Pulsando tu tarjeta, abajo en la barra lateral, y luego Mi perfil. Es tu página: la foto (se cambia con el botón de la cámara), tu @usuario, si eres administrador, tu nombre, tu cargo y tres cifras: tus acciones en Bulx, tus rodajes y las cosas a tu nombre. Debajo, cuatro pestañas:
- A tu nombre: tus dispositivos, material, líneas, MiFi y vehículos. Cada uno abre su pantalla.
- Rodajes: en qué proyectos apareces.
- Actividad: tus últimos movimientos.
- Ajustes, o Editar perfil: tus datos (nombre, cargo, teléfono y unas líneas sobre ti), la contraseña, qué puedes hacer, tus presupuestos y lo que tienes a tu nombre.