Flota

Qué vehículos hay, qué papeles tienen, quién los lleva cada día, en qué estado salen y vuelven, y qué les falta por hacer. Todo lo que se apunta en una pantalla aparece en las demás: en la web, en la app y en la pantalla de la oficina.

Dónde está cada cosa

En la barra lateral, el grupo Flota tiene cinco pantallas: General, Vehículos, Calendario de Flota, Salidas y revisiones y Tareas / ITV. Los grupos salen recogidos al entrar; se abren pulsando su nombre.

El calendario donde producción reserva las furgonetas y los espacios no está en Flota sino en Producción → Calendario: es el calendario de reservas.

Los vehículos

Flota → Vehículos. Arriba, tres botones:

• Equipo de Rodaje — la matriz de quién va en cada vehículo, por proyecto. Es la vista que se pone en la pantalla de la oficina. ← Volver a vehículos regresa a la lista.
• Apuntar ITV — atajo para citar una ITV sin abrir la ficha (ver ITV y seguro).
• + Añadir vehículo — el alta. Solo el nombre es obligatorio.

Debajo va una sola barra con las categorías —cada una con su cuenta— y el buscador, que mira nombre, matrícula, marca, modelo y código. Si hay algo que pide atención, salen además unos avisos que también filtran: «2 en el taller», «1 con ITV en 45 días», «3 con seguro en 45 días». Los días de aviso se cambian en Ajustes → Flota.

Una línea dice qué se está viendo —«Mostrando 4 de 26», con los filtros puestos— y el botón Quitar filtros los quita todos de una vez. Más abajo hay dos bloques plegados: Flota en proyectos, con los rodajes y sus vehículos, y Avisos de documentación, con la ITV, el seguro y la tarjeta de transporte vencidos o a punto.

La flota se ve en Lista o en Cuadrícula. En la lista, las cabeceras ordenan: Vehículo, Matrícula, Tipo, Documentación, KM y Estado. Cada fila trae Editar, Taller → (o ← Disponible si ya está en el taller) y Borrar. Con el botón derecho sale el mismo menú, con Apuntar ITV además.

Las categorías

Un vehículo no se clasifica a mano: la categoría se deduce de su tipo y su modelo, en un solo sitio, para que la misma furgoneta no se llame de dos maneras según dónde la mires.

Estas mismas categorías son las que agrupan la flota dentro de un proyecto.

La ficha de un vehículo

Un clic en la fila —o en la tarjeta, en cuadrícula— la abre en su propia pestaña, con el nombre del vehículo. Arriba van su estado y tres botones: En reparación (que pasa a Marcar disponible cuando ya lo está), Editar y Eliminar. Debajo, tres pestañas: Información, Documentos / Fotos e Historial servicio.

En Información está todo lo que se pregunta de un vehículo:

• un aviso de Proyecto activo o Próximo proyecto, con sus fechas;
• Ficha técnica: código, matrícula, tipo, marca y modelo —de ahí sale el logo que ves en las listas—, año, kilómetros y precio por día;
• Documentación: próxima ITV, seguro, tarjeta de transporte y la cita de ITV si la hay, en rojo o en ámbar según lo cerca que estén;
• las notas, la pegatina de la puerta y la tabla de Proyectos por los que ha pasado.

Editar abre el formulario completo: tipo, nombre, marca, modelo, matrícula, año, kilómetros, precio por día, estado, las fechas de los papeles, la cita de ITV (día, hora y estación), una ITV aproximada para cuando solo se sabe el año, notas y la foto de portada.

ITV y seguro

La ITV se lleva en dos pasos, porque son dos cosas distintas: primero se cita y después se apunta el resultado.

1. Apuntar ITV abre «Apuntar una ITV»: vehículo, día, hora y centro de inspección (los dos últimos son opcionales). Al apuntarla, ese día se bloquea en el calendario para que producción lo vea antes de reservar. Si el día ya estaba cogido por un rodaje, no se pisa.
2. Cuando pasa el día, la cita aparece en Tareas / ITV para cerrarla con Apto o No apto.
3. Con Apto, Bulx pregunta hasta cuándo vale y propone un año desde la cita. Con No apto, pregunta qué ha fallado.
4. El resultado se escribe solo en el historial de servicio, con la fecha de la cita, los kilómetros y el centro. No hay que apuntarlo dos veces.

Además de la ITV, la ficha lleva el seguro y la tarjeta de transporte. Las tres fechas alimentan los avisos de Vehículos, el General de Flota, Mantenimiento y la pantalla de oficina. Cuándo empieza a avisar y cuándo se pone en rojo se decide en Ajustes → Flota → Avisos de la flota: «Avisar con» (45 días si nadie lo cambia) y «Urgente cuando falten».

Papeles, fotos e historial

La pestaña Documentos / Fotos empieza por Los papeles del coche: cuatro huecos fijos —Permiso de circulación, Ficha técnica, ITV y Seguro— que salen siempre, estén o no. Cada uno dice «Subido el …» o «No está subido», con Ver y Subir o Cambiar. Si falta alguno, lo dice debajo: sin la foto no se pueden enseñar desde el móvil si te paran en carretera.

Debajo, las fotos del vehículo por ranuras: Foto delantera, Foto trasera, Lateral izquierdo y Lateral derecho. Se pulsa la ranura y se elige la imagen; una nueva sustituye a la anterior, y la cruz de la foto la quita. Las fotos sueltas que se hacen desde la app —un desperfecto, un detalle— van a la galería del vehículo, que se ve en la ficha de la app.

+ Subir documento añade cualquier otro papel: la póliza, el parte de un golpe, una factura (PDF, imagen o Word). Cada uno se puede Ver, Descargar o Eliminar; eliminar pide nivel total en Flota.

El Historial servicio es la vida del vehículo. + Añadir entrada pide fecha, tipo, descripción, kilómetros, coste y taller, y trae una plantilla rápida para lo de siempre (cambio de aceite, revisión completa, ITV, ruedas, frenos…). Una entrada ya escrita se puede Editar para corregirla; borrarla pide nivel total. Las ITV entran aquí solas.

La pegatina de la puerta

Cada vehículo tiene un QR para pegar en la puerta. Está en su ficha, en el bloque Pegatina de la puerta, con tres botones: Ver e imprimir, Descargar el QR y Cambiar el código. Cambiarlo deja la pegatina vieja sin efecto y solo hay que reimprimir esa.

Quien la escanea con el móvil no necesita cuenta en Bulx. Ve quién tiene el vehículo y puede apuntar cuatro cosas:

• Me lo llevo — a qué rodaje, quién es y, si lo sabe, hasta cuándo, los kilómetros y una nota;
• Lo devuelvo — quién lo devuelve, los kilómetros y una nota;
• Se lo lleva otro rodaje — pasarlo sin que vuelva a la base;
• Le pasa algo — qué le pasa y si se puede seguir usando: sí, sí, pero hay que mirarlo o no, está parado.

Lo que se apunta llega a la ficha. Un parte sin cerrar sale arriba, en «Tiene un parte sin cerrar», con el botón Ya está; cerrarlo no lo borra, solo lo saca de lo pendiente. El resto queda en Lo apuntado desde la pegatina. A quién se le manda un correo con cada movimiento se decide en Ajustes → Avisos por correo.

El General de Flota

Flota → General. La portada de la flota. Debajo del título, una línea con cuántos vehículos hay, cuántos están libres hoy y cuántos se han reservado este mes. Después, cuatro tarjetas que llevan a su sitio:

• Disponibilidad hoy — libres de cuántos, cuáles están fuera en rodaje y cuáles en el taller;
• Alertas legales — ITV y seguros caducados y a 30 días, y las citas por cerrar;
• Taller y averías — lo que está en el taller y los partes sin cerrar;
• Documentación — cuántos tienen todos los papeles escaneados.

Luego, el mismo calendario de flota en pequeño, con Abrir en grande. Y dos columnas con lo que hay que hacer: ITV y documentación —cada vencimiento con su botón: Pedir cita, Apuntar cita, Cerrar cita o Subir documento, y debajo los papeles sin escanear— y una caja con dos pestañas: Partes de avería, lo que apuntan los conductores desde la pegatina, con Ver parte y Mandar a taller; y Más utilizados, los vehículos que más días han estado en rodaje, Este año o Siempre. Pulsar uno abre su ficha.

El calendario de flota

Flota → Calendario de Flota. Una fila por vehículo y una barra por cada reserva. Aquí es donde se decide de verdad quién tiene cada coche. Producción y flota miran el mismo sitio al mismo tiempo, y lo que reserva uno lo ve el otro.

Arriba, de izquierda a derecha:

• Día / Semana / Mes — cuánto se ve de una vez (diez días, cuatro semanas o tres meses). Se recuerda la última que usaste;
• ‹ Hoy › y el periodo que estás mirando. Las flechas del teclado también mueven el calendario, y en un trackpad basta con deslizar a los lados;
• un filtro por tipo —Todos los vehículos, furgonetas, camiones, turismos…— y el buscador, que encuentra un vehículo, una matrícula o un proyecto;
• + Nueva reserva.

La leyenda dice qué es cada color: Confirmado, Previsto, ITV / taller y Terminado. Cada reserva de un rodaje va en el color del proyecto y, si cabe, con el conductor escrito dentro. A la izquierda de cada fila van el nombre, la matrícula y los avisos que impiden salir: «ITV caducada», «ITV en 12 d», «Seguro vencido». Pulsar el nombre abre la ficha.

Reservar un vehículo

1. Arrastra sobre un hueco de la fila del vehículo —o pulsa un solo día—. También vale + Nueva reserva.
2. Se abre un panel a la derecha, «Reservar un vehículo», con el vehículo y las fechas ya puestos. Se pueden cambiar.
3. En Para qué, elige el proyecto. Salen agrupados en En marcha y Previstos; los terminados no se ofrecen.
4. Si quieres, escribe el Conductor. Bulx te sugiere los que ya están apuntados.
5. Pulsa Reservar.

Debajo de los campos, el panel dice cuántos días son y avisa si el vehículo tiene la ITV o el seguro mal. Si las fechas pisan otra reserva, lo dice antes —«Se pisaría con otra reserva…»— y pregunta al guardar: si aceptas, esos días pasan a la nueva.

Para cambiar o quitar una reserva, pulsa su barra. Se abre el mismo panel con Guardar, Quitar reserva y un botón para abrir el Proyecto. Esc lo cierra sin tocar nada.

ITV y taller en el calendario

Un vehículo puede estar ocupado sin ir a ningún rodaje. En Para qué, al final, está el grupo Sin proyecto con ITV y Taller / mantenimiento. Esos días se pintan como una barra de ITV / taller, con una llave inglesa: no dicen «este coche sale», dicen «este coche no sale».

Una cita apuntada con Apuntar ITV crea sola su día de ITV. La fecha de validez de la ficha, en cambio, no pinta nada: se ve como aviso en la fila del vehículo.

A pantalla completa

El calendario tiene su propia dirección: tuproductora.bulx.es/calendario. Se abre sin barra lateral y sin pestañas, con toda la ventana para el calendario.

Es la misma pantalla, no una copia: lo que se reserva ahí aparece en el resto de Bulx al momento, y al revés. Arriba queda una tira con «Calendario compartido», tu nombre, Bulx completo —solo si tienes más secciones—, el cambio de tema claro u oscuro y Salir.

Quién puede reservar

El calendario compartido tiene área de permiso propia, Calendario compartido, separada de Flota. Da el calendario de flota y el de reservas, y nada más: ni fichas de vehículo, ni Tareas / ITV, ni bloquear días.

En Sistema → Crew, la plantilla Producción ya lleva el calendario compartido, y la de Responsable de flota lleva las dos áreas. Para alguien de fuera que solo tenga que reservar, hay un enlace del calendario sin contraseña, que se crea en Ajustes.

El calendario de reservas

Producción → Calendario (la pantalla se llama Calendario de reservas). A producción no le importan los camiones: le importan las Vitos y los espacios —oficinas, vestuario y maquillaje, estudio, talleres—. Esta pantalla es eso, en un solo calendario, y funciona igual que el de flota: las mismas barras, el mismo panel, Día / Semana / Mes.

Lo que tiene de distinto:

• las filas van en grupos plegables: primero los vehículos y después un grupo por cada clase de espacio. El filtro elige entre Vehículos y espacios, Solo vehículos y Solo espacios;
• solo salen los vehículos que se hayan añadido al calendario —las Vitos, si nadie ha tocado la lista—. El botón Todos los vehículos trae la flota entera un momento, sin cambiar la lista;
• en un espacio, el dato opcional es Quién lo usa —una persona o un departamento— en vez del conductor;
• un espacio puede reservarse por día entero o con mañana y tarde separadas: entonces tiene dos filas, Mañana y Tarde;
• la ITV no está en los espacios. Para marcar uno como no disponible, en Para qué se elige No disponible.

1. + Espacio a mano es para lo que no existe en Material: nombre, grupo, capacidad (pax) y si se separa mañana y tarde. El grupo agrupa las filas, así que conviene reutilizar los que ya existan.
2. Para reservar, arrastra sobre la fila y elige el proyecto, igual que en el calendario de flota.
3. El menú de cada fila —pulsando el nombre o con el botón derecho— cambia cómo se reserva (Separar mañana y tarde o Juntar en un solo día; las reservas que ya había se convierten, no se pierden), el nombre, el grupo, o quita el recurso del calendario. En un vehículo, abre su ficha o lo quita de este calendario sin tocar sus reservas. Un espacio que viene de Material no se borra del inventario.

Salidas y revisiones

Flota → Salidas y revisiones. La revisión es la foto del estado de un vehículo al salir y al volver. Sirve para reclamar un daño con pruebas, así que se hace en serio. Arriba, dos botones grandes: Me llevo un vehículo (fotos de salida) y Devuelvo un vehículo (fotos de entrada).

Cada revisión pide siete fotos, y cada hueco dice cómo hacerla:

Aparte van los daños, que no tienen hueco fijo: pueden ser varios o ninguno, hasta doce. Al final se escriben los kilómetros, el combustible (vacío, 1/4, 1/2, 3/4 o lleno) y una nota si hace falta.

Arriba de la pantalla está el parte del día: cuántos vehículos tiene hoy el calendario de rodaje, cuántos han fichado y cuáles siguen sin parte de salida, que es a quien hay que llamar. También avisa de los que están fuera sin estar en el calendario. Quien lleva la flota ve además el historial, con filtros por tipo y por estado: Sin terminar son las revisiones a las que les falta alguna foto.

Tareas / ITV

Flota → Tareas / ITV. Arriba va el panel de ITV, con su botón Apuntar ITV. Reúne todo lo que hay pendiente en cinco grupos:

• Sin cita apuntada — las que ya caducaron o están a punto y nadie ha pedido hora. Si ya caducó, se puede decir Sí, la pasó o No la pasó; si no, Apuntar cita;
• Ya ha pasado el día — citas cuyo día ya pasó, para cerrarlas con Apto o No apto;
• Bloqueado en el calendario y ya pasó — días de ITV pintados que nadie ha cerrado;
• Apuntadas — las citas por venir, con Cambiar y Anular;
• Días bloqueados en el calendario — ITV y taller, con Ver en el calendario y Quitar.

Debajo están las listas de tareas de los vehículos, organizadas por proyecto, en tres columnas: los proyectos (o Todas las listas), sus listas y el detalle de la elegida. + Nueva Lista crea una; dentro se añaden tareas y se marcan hechas, y la barra de progreso va sola. En pantalla estrecha las columnas se apilan.

Mantenimiento

En la barra lateral está dentro del grupo Material, pero sirve igual para vehículos, material e IT: es el sitio de las órdenes de taller. La abre quien tenga Flota o Material. Arriba, las cifras: órdenes abiertas, en taller, esperando pieza, fuera de plazo, ITV vencidas y el gasto del mes y del año. Debajo, tres pestañas:

• Órdenes — el trabajo abierto y su historial, con buscador, filtros por tipo y por activo, y Activas, Abiertas, En taller, Esperando pieza, Cerradas o Todas. Doble clic abre la orden;
• Vencimientos — la ITV, el seguro y la tarjeta de transporte que caducan pronto o ya han caducado, con Abrir orden y Ver ficha;
• Parados ahora — lo que hoy no se puede dar a un rodaje.

+ Nueva orden abre una. Cada orden lleva:

Una orden En taller o Esperando pieza deja el activo como no disponible, y sale en Parados ahora. Al cerrarla, vuelve a estar libre. Dentro de cada orden se van añadiendo notas de seguimiento. Lo que se gasta en las órdenes es lo que sale en Economía como gasto de taller.

Dar de baja un vehículo

Requiere nivel total en Flota, y se hace con Borrar en la fila o en el menú del botón derecho. Si el vehículo está en algún proyecto en curso o tiene días futuros en el calendario, la aplicación no lo borra sin más: te lo dice y te da dos salidas.

• Poner un sustituto: los días del calendario y las líneas de flota pasan al vehículo sustituto, conservando el conductor. Es lo que quieres casi siempre.
• Confirmar a conciencia escribiendo la palabra BORRAR.

Al borrar se limpian sus días de calendario, sus asignaciones a proyectos y los artículos de inventario que colgaban de él. Las revisiones no se tocan: son pruebas de estado y siguen valiendo aunque el vehículo se haya vendido. Si solo va a estar parado una temporada, no hace falta borrarlo: basta con mandarlo al taller o ponerle el estado Baja.

Desde el iPhone y el iPad

La app es la misma en los dos. La pestaña Flota de la barra de abajo tiene cuatro apartados: General, Vehículos, ITVs y Calendario. En el Menú, el grupo Flota añade Calendario de flota, ITVs y papeles, Taller, Tareas de flota y Espacios y salas, cada uno con su contador de pendientes.

El mapa de la flota

Encima de la lista de vehículos va un mapa. Los vehículos no llevan GPS: cada uno se pone en sus propias coordenadas si las tiene guardadas y, si no, en la base de la flota. Lo que sí dice el mapa de verdad es el estado, por colores: verde el libre, ámbar el que está en ruta, rojo el que tiene un parte o un papel caducado y azul el que está en el taller. Si hay hasta tres en el mismo sitio se abren en corro; tocar uno abre su ficha. El mapa sigue los filtros de la lista.

La base se pone en la web, en Ajustes → Flota → Base de la flota (latitud y longitud, o Usar dónde estoy ahora), o desde la propia app escribiendo la dirección. Las dos cosas son de quien lleva los ajustes de la casa.

Reservar paso a paso

La pestaña Reservas guía en cinco pasos, pensados para el pulgar:

1. ¿Qué quieres reservar? Vehículos o Espacios.
2. ¿Para qué mes?
3. ¿Qué tipo? En vehículos, Vitos, Camiones u Otros; en espacios, sus grupos.
4. ¿Cuáles? Uno o varios a la vez, para las mismas fechas.
5. ¿De cuándo a cuándo? Se toca el primer día y el último. Los días ya cogidos salen tachados y no se pueden elegir.

Al final se elige si es para un rodaje (con conductor o quién lo usa), un bloqueo —taller o ITV en vehículos, no disponible en espacios— o dejarlo libre, y se confirma deslizando. En el primer paso está también el Calendario general: todo lo reservado, mes a mes, con los filtros Todo, Vehículos y Espacios. Tocar un día enseña lo que hay cogido y lo que queda libre, y tocar una reserva permite cambiarla. Los espacios nuevos se crean en la web.

La ficha en la app

Arriba, las fotos del vehículo y cuatro cifras: ITV, kilómetros, seguro y partes. Debajo, el bloque Qué hago con él:

• Apuntar un problema — el mismo parte que la pegatina;
• Añadir una foto — en una de las cuatro ranuras (Delantera, Trasera, Lateral izquierdo, Lateral derecho), como desperfecto a la galería o como foto de un papel. Se hace con la cámara o se coge del carrete;
• Apuntar kilómetros;
• Fotos de salida y entrada — las mismas revisiones de siete fotos que en la web;
• Cambiar el estado y, con nivel total, Borrarlo de Bulx.

En la ficha también se pide hora para la ITV, se apunta cómo fue, se suben los cuatro papeles del coche (que luego se ven sin cobertura), se resuelven los partes y se escribe o corrige el historial de servicio. El Taller de la app abre y sigue órdenes igual que Mantenimiento, y Tareas de flota son las mismas listas de la web. Desde la app no se borran fotos ni documentos, ni se añaden vehículos al calendario de reservas: eso sigue en la web.

Mi vehículo

Es la pantalla del conductor. Quien solo tiene el área de Salidas y revisiones entra directamente aquí, con tres pestañas: Mi vehículo, Escanear y Documentos. Ve su vehículo —el que tiene fuera o el que le da el calendario—, hace las fotos de salida y de entrada, pulsa Me lo llevo (para un rodaje o para la casa) y Lo devuelvo, da un parte si algo va mal y enseña los papeles. No ve el resto de la flota ni nada de dinero. Quien tiene más permisos encuentra Mi vehículo en el Menú.